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Formater des documents accessibles

Les documents accessibles ont une structure qui est basée sur des éléments de mise en forme ou des balises. Cette structure fournit une hiérarchie d'informations. Les informations les plus importantes sont identifiées comme le plus haut niveau dans le document et les informations annexes sont identifiées comme les niveaux inférieurs. Les illustrations, les graphiques et les tableaux qui apparaissent dans un document ont des balises spécifiques en fonction du type d'informations qu'ils véhiculent.

Les lecteurs d'écran utilisent des balises pour indiquer aux utilisateurs la hiérarchie des informations au sein du document afin qu'ils puissent en comprendre l'organisation. Les balises permettent également de fournir d'autres informations aux utilisateurs, telles que les descriptions de contenu visuel et l'organisation de données sous forme de tableaux.

L'ajout d'une structure aux documents à l'aide de styles et de balises lors du processus d'écriture est la manière la plus rapide et la plus fiable de créer des documents accessibles. Dans presque tous les cas, les styles et les balises ajoutés dans une application telle que Microsoft© Word sont conservés lorsque vous enregistrez le document dans un autre format (comme Adobe PDF ou HTML).

Rendre des documents Microsoft© Word accessibles

Utiliser des en-têtes

Créez une structure de titres cohérents dans Word à l'aide de styles. Il ne s'agit pas de changer la taille de la police ou de mettre le texte en gras. Configurez vos styles de document ou utilisez l'un des modèles inclus dans Microsoft Word. Dans Word 2007 et 2010, pour modifier un bloc de texte, sélectionnez-le, puis cliquez sur le style approprié dans la barre d'outils. La façon d'accéder aux styles et de les définir varie légèrement dans les différentes versions de Word. Utilisez donc l'aide de votre version pour obtenir des instructions spécifiques.

En règle générale, utilisez un seul titre de premier niveau (<H1>) sur une page. La balise <H1> identifie le niveau d'information le plus élevé dans la structure du document. Titre 1 est utilisé pour les titres des chapitres, les principaux titres de section et d'autres divisions qui représentent le plus haut niveau d'information. Utilisez un titre secondaire (<H2>) et les rangs de titres suivants pour identifier les sous-niveaux d'information dans votre document.

Lors de l'ajout des balises de titre, restez cohérent et ajoutez chaque niveau hiérarchique pour respecter l'organisation du document. Veillez à ce que H1 soit suivi de H2, puis de H3 et H4. Pour de simples raisons de formatage, ne passez pas de H1 à H4. Changez plutôt le style de chaque titre pour modifier son apparence.

Texte alternatif pour les images

Les lecteurs d'écran utilisent un texte alternatif (alt) pour fournir aux utilisateurs des informations sur les images. Dans la plupart des versions de Word, cliquez avec le bouton droit de la souris sur une image et sélectionnez Format de l'image... Dans la boîte de dialogue, sélectionnez l'option Texte de remplacement, puis saisissez votre texte alternatif. Soyez précis et concis afin que les utilisateurs comprennent rapidement ce qui est décrit. La saisie de texte alternatif varie légèrement dans les différentes versions de Word. Utilisez donc l'aide de votre version pour obtenir des instructions spécifiques.

Word 2010 comporte deux champs de texte Titre et Description. Saisissez votre texte alternatif dans la zone Description pour que, lors de la conversion des documents Word au format PDF ou HTML, le texte alternatif soit également converti dans le nouveau format. Les titres ne sont pas convertis dans d'autres formats. Vous devrez donc les saisir à nouveau dans le nouveau format.

Tableaux de données

Dans les documents accessibles, les tableaux ne sont jamais utilisés pour formater la disposition d'une page, car il est difficile pour les lecteurs d'écran de comprendre l'architecture de l'information et ce qui est présenté. Les tableaux ne servent qu'à présenter des données. Pour que les lecteurs d'écran puissent interpréter les données contenues dans un tableau, ils doivent être en mesure d'identifier les cellules faisant partie de la ligne d'en-tête et les cellules contenant les données, afin que les utilisateurs puissent comprendre comment les données sont organisées. Vous pouvez indiquer qu'une ligne se répète en haut de chaque page dans le menu Propriétés du tableau de Word. Une fois le fichier enregistré au format PDF, la première ligne est détectée comme un en-tête de tableau. Si le fichier est enregistré au format HTML, les en-têtes de tableau ne sont pas conservés et les cellules sont balisées avec <thead>. Les cellules de données sont balisées avec <tbody>.

Lors de la conversion du fichier Word au format HTML, vous pouvez modifier votre document HTML à l'aide d'un éditeur de texte ou d'une autre application, telle qu'Adobe Dreamweaver, pour ajouter des balises spécifiques. Utilisez <th> pour baliser les en-têtes de tableau, <tr> pour identifier le début de chaque nouvelle ligne et <td> pour baliser les cellules contenant des données. Reportez-vous à l'exemple suivant. Malheureusement, il n'existe aucun moyen de marquer ces différents éléments dans Word.

 

<thead>
        <tr>
            <th>En-tête de colonne 1</th>
            <th>En-tête de colonne 2</th>
        </tr>

</thead>
<tbody>
        <tr>
            <td>données de tableau dans la colonne 1</td>
            <td>données de tableau dans la colonne 2</td>
        </tr>
</tbody>

Liens

Il est facile de créer des liens dans Word en collant l'URL complète dans une page. Lorsque vous appuyez sur la barre d'espacement ou la touche Entrée, Word crée automatiquement un lien. Remplacez le lien par une description, car l'URL automatiquement créée n'a pas de sens pour un lecteur d'écran. Si vous créez un document Word qui peut être imprimé et lu de manière électronique, incluez à la fois l'URL et le lien descriptif dans le texte. Par exemple :
Commencer à créer du contenu de cours accessible (http://ondemand.blackboard.com/r91/documents/getting_started_with_accessible_content.pdf)

Vérificateur d'accessibilité Windows Word 2010

Si vous utilisez Windows, Word 2010 dispose d'un vérificateur d'accessibilité intégré. Il s'agit d'une excellente ressource qui vous permet d'identifier et de résoudre les problèmes d'accessibilité. Accédez au vérificateur d'accessibilité à partir de Fichiers > Informations > Vérifier la présence de problèmes > Vérifier l'accessibilité.

Rendre des documents PDF accessibles

Le format PDF (Portable Document Format) est une norme ouverte s'appliquant au formatage de documents. Il permet de créer des fichiers qui ont la même apparence, qu'ils soient imprimés ou échangés par voie électronique. Lorsque vous partagez un fichier PDF, presque tout le monde peut le lire à l'aide du logiciel gratuit Adobe Reader® ou de l'application mobile Adobe Reader.

La plupart des fichiers PDF sont convertis à partir d'une application telle que Microsoft© Word. De nombreux programmes et plug-ins permettent de créer des fichiers PDF, mais très peu peuvent créer des fichiers PDF balisés. Les balises PDF fournissent une représentation textuelle et structurelle cachée du contenu PDF afin qu'elle soit accessible en lecture par un lecteur d'écran. Les balises PDF sont semblables aux balises HTML et aux styles Word.

Adobe Acrobat est l'application d'origine qui permet de créer des documents PDF et de convertir d'autres documents en PDF. Il existe de nombreuses combinaisons différentes de logiciels de création et de convertisseurs PDF, mais elles ne sont pas décrites dans cette rubrique. Si vous convertissez un fichier Word au format PDF et que vous avez créé un fichier Word accessible en utilisant des balises de titre, un texte alternatif pour les images, etc., Office 2010 peut créer un fichier PDF balisé en mode natif. Vous pouvez également télécharger et installer le complément logiciel Adobe, appelé PDFMaker, pour créer des fichiers PDF à partir de Word. Si vous utilisez des versions antérieures d'Office, vous devez disposer de ce complément logiciel pour créer des fichiers PDF balisés.

Si vous utilisez le complément Adobe, sélectionnez Enregistrer sous Adobe PDF dans le menu Fichier. Dans la boîte de dialogue PDFMaker, sélectionnez Enable Accessibility and Reflow with tagged Adobe PDF (activer l'accessibilité et convertir le contenu balisé au format Adobe PDF) dans l'onglet Settings (Paramètres). Si vous utilisez l'enregistrement en mode natif, sélectionnez Enregistrer sous PDF. Avant d'enregistrer le fichier, sélectionnez Options, puisBalises de structure de document pour l'accessibilité.

Adobe Acrobat X et les versions ultérieures disposent d'un vérificateur d'accessibilité qui analyse votre fichier PDF et vous informe en cas de problème. Le vérificateur d'accessibilité vous aidera à corriger les problèmes. Vous pouvez également corriger le codage des tableaux à l'aide de l'outil Acrobat TouchUp Reading Order Table Editor. Pour en savoir plus sur l'utilisation d'Adobe Acrobat pour créer des fichiers accessibles, rendez-vous sur le site Adobe.com et effectuez une recherche sur l'"accessibilité".