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Blackboard Help

Déployer des workflows

Démarrage d'un workflow

Vous pouvez déployer des workflows de façon manuelle ou automatique. Trois méthodes de démarrage manuel d'un workflow sont décrites ci-dessous :

  • Créer un workflow instantané (un nouveau modèle de workflow et une instance de A à Z).
  • Démarrer un workflow à partir d'une liste de modèles de workflow (partagé ou créé par l'utilisateur).
  • Sélectionner un élément Content Collection et créer un modèle de workflow autour de celui-ci ou utiliser un modèle de workflow existant.

Pour chaque méthode de démarrage d'un workflow, procédez comme suit :

  • Workflow instantané : sur la page de démarrage Collaboration, cliquez sur l'un des liens suivants : Démarrer ou Démarrer un workflow instantané.
  • Workflow partagé : cliquez sur le nom du workflow dans la liste Démarrer.
  • Workflow composé d'éléments : sur une page du dossier Content Collection, sélectionnez un élément, puis cliquez sur Démarrer un workflow.

Création d'un workflow instantané

Les utilisateurs peuvent créer un workflow instantané, qui oriente l'utilisateur dans un processus transparent de création et d'exécution d'un workflow.

  1. Cliquez sur Collaboration dans l'onglet Menu.
  2. Cliquez sur Démarrer un workflow instantané.
  3. Sélectionnez Créer un workflow instantané ou Copier un modèle de workflow.
  4. Cliquez sur Parcourir pour sélectionner le modèle de workflow existant.
  5. Entrez un nom désignant le modèle dans le champ Nom.
  6. Entrez les instructions du nouveau modèle dans le champ Instructions. Il s'agit d'instructions pour l'utilisation du workflow. Par exemple, s'il s'agit d'un workflow partagé, cette section peut être utilisée pour expliquer comment les autres utilisateurs doivent utiliser ce workflow. Cette étape est facultative.
  7. Définissez les termes État de l'activité à utiliser dans ce workflow : En cours, Approuvé et Non approuvé.
  8. Cliquez sur le bouton Parcourir pour associer des éléments de contenu à ce workflow.
  9. Cliquez sur Soumettre.

Utilisation d'un modèle de workflow partagé

Les utilisateurs peuvent démarrer un workflow basé sur un modèle de workflow partagé.

  1. Sur la page de démarrage Collaboration, cliquez sur le lien vers un workflow dans Démarrer ou sélectionnez Formuler une demande dans le menu Workflow.
  2. Cliquez sur le bouton Démarrer appartenant au modèle de workflow souhaité figurant sur la page.
  3. Entrez des commentaires supplémentaires relatifs au workflow dans le champ Commentaires. (Facultatif)
  4. Cliquez sur Parcourir pour ajouter un élément à ce workflow.
  5. Développez chaque liste de phases pour attribuer des délais et des éléments de contenu. (Facultatif)
    • Attribuez un délai à la phase en cliquant sur l'option Spécifier la date et en utilisant les champs date et heure.
    • Cliquez sur Parcourir pour ajouter un élément à ce workflow.
  6. Cliquez sur Envoyer un message électronique à la fin du processus pour recevoir un courrier électronique une fois le workflow terminé.
  7. Choisissez à quel moment ce workflow doit être démarré en sélectionnant l'une des options suivantes :
    • Cliquez sur l'option Démarrer manuellement pour démarrer ce workflow à votre convenance.
    • Cliquez sur l'option Démarrer maintenant pour démarrer ce workflow dès que possible.
    • Cliquez sur l'option Spécifier la date de début et utilisez les champs de date et heure pour choisir une date et une heure précises pour démarrer ce workflow.
  8. Cliquez sur Soumettre lorsque vous avez terminé.

Création d'un workflow composé d'éléments

Les utilisateurs peuvent créer un workflow en utilisant un élément Content Collection comme point de départ. Cette méthode garantit qu'un élément particulier est intégré au workflow.

Pour créer un workflow composé d'un élément Content Collection, suivez la procédure ci-dessous :

  1. sur une page du dossier Content Collection, sélectionnez un élément, puis cliquez sur Démarrer un workflow.
  2. Optez pour la création d'un workflow instantané ou utilisez un modèle de workflow existant.
  3. Cliquez sur Soumettre lorsque vous avez terminé.

Modification d'un workflow actif

Les utilisateurs de gestion de contenu peuvent modifier un workflow qui leur appartient et en cours. Cependant, les phases et les actions, qui n'ont pas encore démarré, peuvent être modifiées. Celles qui sont en cours ou déjà terminées ne peuvent pas être modifiées.

le système doit arrêter le workflow avant qu'il soit modifié ; un message s'affiche avec cet avertissement. Cliquez sur OK pour arrêter le workflow.

  1. Cliquez sur Concevoir un modèle de workflow sur la page de démarrage Collaboration.
  2. Sélectionnez Ouvrir  dans le menu contextuel du workflow actif.
  3. Sélectionnez Créer une action ou Étendre les autorisations dans le menu contextuel d'une phase quelconque.
  4. Sélectionnez ModifierCopier ou Supprimer dans le menu contextuel d'une action.
  5. Cliquez sur  OK  lorsque vous avez terminé.