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Rechercher

L'outil de recherche de contenu donne aux utilisateurs des moyens d'atteindre, de regrouper et d'enregistrer la grande quantité de contenu qui est à leur disposition dans Content Collection. Il offre un moyen alternatif d'accéder aux informations qui sont présentées dans la vue arborescente ou des raccourcis du dossier de l'utilisateur ainsi qu'aux informations partagées avec un utilisateur sans être accessibles à partir du menu Content Collection.

La recherche est un outil puissant à utiliser dans deux cas :

  • Accès à des fichiers ou dossiers qui ne s'affichent pas dans l'arborescence des fichiers. Si une autorisation de lecture a été accordée à un utilisateur pour un fichier ou un dossier qui ne s'affiche dans la vue arborescente ou des raccourcis du dossier de l'utilisateur, un critère de recherche, comme le nom du fichier ou du dossier ou le nom d'utilisateur d'une personne ayant créé le fichier, peut être utilisé pour le rechercher.
  • Recherche d'informations. Utilisez la recherche pour trouver des informations de Content Collection relatives à un sujet donné, écrites par un utilisateur spécifique ou comportant des métadonnées particulières.

Effectuez une recherche rapide à partir du panneau de recherche du menu Content Collection. Pour que cette fonction soit utile, il est préférable de connaître le nom de l'élément, au moins en partie. Les utilisateurs ont également la possibilité d'effectuer une recherche simple ou une recherche avancée. Les recherches peuvent être enregistrées et réutilisées depuis la page Recherches enregistrées. Les utilisateurs peuvent également rechercher des recueils et des éléments de recueils.

les éléments de Content collection rattachés aux recueils sont pris en compte lors d'une recherche simple ou d'une recherche avancée. En revanche, il est impossible de localiser un recueil complet ou des éléments d'un recueil (comme les pages d'accueil et d'éléments) à l'aide d'une recherche simple ou avancée. Pour localiser ces éléments, il faut utiliser la fonction Recherche de recueils.

Recherches ‘assistées’

Toutes les recherches sont basées sur l'autorisation dont l'utilisateur dispose pour le fichier ou dossier. S'il n'existe pas d'autorisation de lecture pour un élément, celui-ci ne s'affiche pas dans les résultats de la recherche, même s'il correspond aux critères de la recherche. S'il existe une autorisation supplémentaire pour ce fichier ou dossier, l'autorisation s'applique à ce fichier ou dossier s'il est ouvert à partir des résultats de la recherche.

Recherches ‘And’

La saisie de critères dans plusieurs champs de recherche de la page Recherche s'appelle une recherche ‘AND’. Un élément doit répondre à tous les critères saisis sur cette page pour faire partie des résultats de la recherche. Chaque critère saisi réduit la recherche.

Un seul champ de la page doit comporter un critère pour exécuter une recherche. Il n'est pas possible d'obtenir tous les fichiers ou dossiers en n'entrant aucun critère.

Insensibilité à la casse

Toutes les recherches sont insensibles à la casse. Quelles que soient les lettres majuscules et minuscules saisies, la recherche n'en tient pas compte et produit les mêmes résultats.

Critères de recherche

Voici des informations utiles lorsque vous effectuez des recherches dans Content Collection :

  • L'utilisateur doit saisir au moins un terme sur la page de recherche. Il est impossible d'obtenir tous les fichiers du système comme résultat en laissant le champ vide.
  • Si plusieurs termes sont saisis, le résultat de la recherche contiendra uniquement les fichiers comportant tous les mots spécifiés.
  • Vous pouvez utiliser des caractères génériques si vous recherchez dans le contenu des fichiers. Par exemple, si vous saisissez : “recherche*”, la recherche portera sur le contenu comportant les termes : “recherche” et recherches”. Vous ne pouvez pas utiliser la recherche sur des mots partiels dans cette situation.
  • Ce type de recherche est possible uniquement lorsque la recherche porte sur des noms de fichiers. Par exemple, si vous saisissez : “recherches”, le résultat inclura les éléments dont le nom de fichier comporte le terme “recherche”. Vous ne pouvez pas utiliser la recherche utilisant des caractères génériques dans cette situation.
  • Les utilisateurs peuvent saisir une extension de fichier dans la zone Nom du fichier ou du dossier pour obtenir la liste de tous les fichiers portant cette extension. Par exemple, si vous saisissez “.xls”, vous obtiendrez la liste de tous les fichiers Excel.
  • Utilisez les boutons de la page Rechercher et de la page Résultats de la recherche, tels que Soumettre et Retour, plutôt que les options de la barre d'outils du navigateur ou la touche Entrée du clavier. L'utilisation d'options autres que celles des pages de Content Collection peut générer l'apparition de messages d'erreur.

Recherche par caractères génériques, par opérateurs de proximité et recherche floue

Voici des informations utiles lorsque vous effectuez des recherches par caractères génériques, par opérateurs de proximité et des recherches floues dans Content Collection. Vous pouvez utiliser ces types de recherche uniquement si vous recherchez dans le contenu des fichiers et non pas des noms de fichiers.

  • Vous pouvez utiliser une recherche à l'aide d'un seul caractère générique en utilisant le symbole “*” au milieu ou à la fin d'un terme de recherche. Cela permet de trouver un terme dans lequel un seul caractère est douteux, par exemple, “te*t”.
  • Vous pouvez utiliser une recherche à l'aide de plusieurs caractères génériques en utilisant le symbole “*” au milieu ou à la fin d'un terme de recherche. Cela permet de trouver un terme dans lequel plusieurs caractères sont douteux, par exemple, “test*”.
  • Vous ne pouvez pas utiliser le symbole “*” comme premier caractère lors d'une recherche, car le résultat de la recherche contiendrait alors tous les éléments de Content Collection.
  • Vous pouvez effectuer des recherches floues à l'aide du symbole tilde (“~”). Par exemple, pour rechercher un terme dont l'orthographe est proche de “parcourir”, entrez “parcourir~” dans le champ de recherche.
  • Le symbole tilde (“~”) permet aux utilisateurs de rechercher des mots relativement proches les uns des autres. Par exemple, pour rechercher "historique" et "examen" séparés au maximum par 10 mots à l'intérieur d'un seul document, vous devez saisir : "historique examen"~10.

Recherches booléennes

Vous pouvez utiliser les opérateurs booléens suivants dans Content Collection : AND, OR, NOT, “-“, “+”. Vous devez saisir les opérateurs booléens en MAJUSCULES. Vous pouvez utiliser des parenthèses pour regrouper des expressions et former des sous-requêtes dans les recherches.

  • Opérateur OR : cet opérateur relie deux termes et recherche les documents dans lesquels l'un des deux termes existe. Vous pouvez utiliser le symbole “ll” à la place du terme OR. Par exemple, pour rechercher des documents contenant "historique des examens" ou uniquement "examens", utilisez l'une des requêtes suivantes : "historique examen" examen , "historique examen" OU examen
  • Opérateur AND : l'opérateur AND recherche les documents dans lesquels les deux termes existent. Vous pouvez utiliser le symbole “&&” à la place du terme AND. Par exemple, pour rechercher des documents qui contiennent "historique des examens" et "examen d'histoire", utilisez la requête suivante : "historique des examens" ET "examen d'histoire"
  • Opérateur NOT : l'opérateur NOT exclut les documents qui contiennent un terme spécifique. Vous pouvez utiliser le symbole “!” à la place du terme NOT. Par exemple, pour rechercher des documents qui contiennent “examen d'histoire” mais pas “examen de mathématiques”, utilisez la requête suivante : “examen d'histoire” NOT “examen de mathématiques”.
  • Opérateur + : cet opérateur exige que le terme situé après le symbole “+” existe quelque part dans le texte d'un document. Par exemple, pour rechercher un document qui contient “examen” et peut contenir “histoire”, utilisez la requête suivante : +examen histoire
  • Opérateur - : cet opérateur exclut les documents qui contiennent un terme spécifique. Par exemple, pour rechercher des documents qui contiennent “examen d'histoire”, mais pas “devoir d'histoire”, utilisez la requête suivante : examen d'histoire – devoir
  • Groupes : vous pouvez utiliser des parenthèses pour regrouper des expressions et former des sous-requêtes dans le cadre d'une recherche. Par exemple, pour rechercher “histoire” ou “révolution” et “examen”, utilisez la requête suivante : (histoire OU révolution) AND examen

Recherches simples

La fonctionnalité de recherche simple permet aux utilisateurs de rechercher rapidement des éléments Content Collection à partir d'un nombre limité de critères de recherche. Le nom de fichier et toutes les métadonnées associées au fichier sont automatiquement inclus dans la recherche.

La recherche simple inclut deux options :

Options de recherche simple
Option Description
Critères de recherche
Méta-données, nom de fichier ou nom de dossier
  • Dans le menu déroulant, sélectionnez Contient  pour rechercher tous les éléments qui contiennent les critères saisis ou Est exactement pour rechercher tous les éléments qui correspondent exactement à ce que vous avez saisi.
  • Entrez le texte à rechercher dans Content Collection. Ce champ recherche les noms des métadonnées, des fichiers et des dossiers placés dans Content Collection.
  • Les types de fichiers recherchés sont : .DOC, .XLS, .PPT, .PDF (à l'exclusion des fichiers pdf cryptés), .HTML, .HTM, .RTF, .TXT.
  • L'astérisque (*) peut être utilisé pour renvoyer tous les fichiers et dossiers que l'utilisateur est autorisé à lire (jusqu'à un nombre défini par l'administrateur de votre école). On appelle cela une recherche par caractères génériques.
  • Les recherches par mot partiel sont autorisées (taper une partie d'un mot au lieu de la totalité du mot, par exemple ‘enviro’ pour ‘environnement’.
  • Vous pouvez utiliser une recherche à l'aide d'un seul caractère générique en utilisant le symbole “*” au milieu ou à la fin d'un terme de recherche. Cela permet de trouver un terme dans lequel un seul caractère est douteux, par exemple, “te*t”.
  • Vous pouvez utiliser une recherche à l'aide de plusieurs caractères génériques en utilisant le symbole “*” au milieu ou à la fin d'un terme de recherche. Cela permet de trouver un terme dans lequel plusieurs caractères sont douteux, par exemple, “test*”.
  • Vous pouvez effectuer des recherches floues à l'aide du symbole tilde (“~”). Par exemple, pour rechercher un terme dont l'orthographe est proche de “parcourir”, entrez “parcourir~” dans le champ de recherche.
  • Le symbole tilde (“~”) permet aux utilisateurs de rechercher des mots relativement proches les uns des autres. Par exemple, pour rechercher "historique" et "examen" séparés au maximum par 10 mots à l'intérieur d'un seul document, vous devez saisir : "historique examen"~10.
Rechercher le contenu d'un fichier Cochez cette case pour effectuer une recherche dans le contenu des fichiers proprement dit.

Recherches avancées

La fonctionnalité de recherche avancée contient les mêmes options qu'une recherche simple, plus :

  • Rechercher les commentaires d'un fichier
  • Options de recherche supplémentaires et recherche de métadonnées pour des résultats plus granulaires.
  • Une fonction Enregistrer la recherche qui permet à un utilisateur d'enregistrer les critères de recherche et de répéter la recherche en un seul clic à partir de la page Recherches enregistrées.
  • Rechercher le contenu d'un fichier : cette option est identique à celle qui est fournie dans la recherche de base. Si un fichier contient des critères entrés dans le champ de recherche, il apparaît dans les résultats.
  • Rechercher les commentaires d'un fichier : si le fichier comporte des commentaires qui répondent aux critères saisis dans le champ de recherche, il apparaît dans les résultats. Les commentaires d'un fichier s'affichent s'ils sont partagés (et non pas privés) ou si l'utilisateur dispose d'une autorisation de gestion pour le fichier.

Options de recherche supplémentaires

Des options de recherche supplémentaires permettent de réduire les résultats de la recherche à des critères plus spécifiques. Comme pour toutes les autres recherches, chaque critère supplémentaire réduit la recherche.

les établissement scolaires peuvent utiliser les métadonnées d'une façon coordonnée pour faciliter la recherche de contenu. Par exemple, si les bibliothécaires utilisent régulièrement des métadonnées pour saisir des informations pour un sujet ou un nom d'utilisateur, les étudiants peuvent rechercher des informations sur un sujet, tous les documents par un certain auteur ou tout autre critère saisi.

Alignements

Rechercher du contenu par alignements d'objectifs. Sélectionnez Tout ou Tous les objectifs sélectionnés ou Parcourir les objectifs.

Méta-données

Saisir toute méta-donnée connue dans les champs fournis.

Enregistrer cette recherche

Enregistrez les critères de recherche en saisissant un nom de recherche dans la zone Enregistrer cette recherche, puis cliquez sur Soumettre. La recherche est automatiquement enregistrée et accessible depuis la page Recherches enregistrées.

Recherches enregistrées

La page Recherches enregistrées permet de stocker des recherches pour pouvoir les réutiliser. Vous pouvez enregistrer une recherche lorsque vous créez la recherche sur la page Recherche avancée ou la page Recherche de recueils, mais également à partir de la page Résultats de la recherche.

Vous pouvez partager des recherches enregistrées avec d'autres utilisateurs de Gestion de contenu. La page Recherches enregistrées répertorie toutes les recherches effectuées sur toute page de recherche pour laquelle un nom a été saisi dans la zone Enregistrer cette recherche sous et la recherche a été soumise. Le nom de fichier et toutes les métadonnées associées au fichier sont automatiquement inclus dans la recherche.

il est utile d'enregistrer une recherche qui doit être effectuée régulièrement.

Comment répéter une recherche ?

Cliquez sur le nom d'une recherche enregistrée pour consulter les résultats de la recherche. Cette recherche est effectuée à nouveau à chaque fois que le nom de la recherche est sélectionné. Les résultats de la recherche changent si un nouveau fichier ou dossier répondant aux critères a été ajouté, si un fichier ou dossier a été supprimé ou si l'autorisation du fichier a été modifiée.

s'il est important de disposer d'un accès continu à un fichier ou dossier particulier qui apparaît dans les résultats de la recherche, alors ajoutez un signet au fichier ou dossier directement depuis la page Résultats de la recherche. Ce dernier sera alors accessible à partir des signets.

Comment modifier la recherche ?

Accédez au menu contextuel de la recherche, puis cliquez sur Modifier pour modifier les critères de la recherche. La page sur laquelle la recherche a été créée s'ouvre et est renseignée avec les critères de recherche existants. Si la recherche enregistrée est une recherche simple, les critères s'affichent sur la page Recherche avancée et ils peuvent être modifiés à cet emplacement. Modifiez les critères désirés, puis cliquez sur Soumettre.

Comment partager les recherches enregistrées ?

Les recherches qui ont été enregistrées peuvent être partagées avec d'autres utilisateurs de Gestion de contenu. Pour partager des recherches enregistrées, suivez la procédure ci-dessous :

  1. Dans le panneau Rechercher un contenu, cliquez sur Recherches enregistrées.
  2. Sur la page Recherches enregistrées, cliquez sur l'entrée de la colonne Rechercher une adresse URL de la recherche appropriée.
  3. Copiez-la.
  4. Ouvrez une nouvelle fenêtre de navigation.
  5. Collez l'entrée copiée dans le champ d'adresse, puis appuyez sur Entrée. La page Rechercher un contenu apparaît.

Comment supprimer la recherche ?

Accédez au menu contextuel d'une recherche enregistrée, puis sélectionnez Supprimer.