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Blackboard Help

Créer une période de réponse

Les périodes de réponse représentent un groupe de personnes auxquelles l'enquête a été envoyée (destinataires) et le délai de disponibilité de l'enquête avant la collecte des données. Les destinataires d'une enquête peuvent être sélectionnés en fonction de leurs inscriptions à des cours, de leur fonction dans le système Blackboard ou de leur adresse électronique.

Le type de destinataire que vous sélectionnez détermine le type de rapport que vous pouvez effectuer. Les destinataires inscrits aux cours ou ceux exerçant une fonction dans le système Blackboard ont très probablement d'autres informations démographiques stockées dans le système. Ces informations peuvent être utilisées dans les rapports pour analyser les réponses en fonction de ces données démographiques. Les destinataires téléchargés à partir d'une liste d'adresses électroniques ne peuvent pas être comparés sur le plan démographique.

Par défaut, les périodes de réponse sont définies pour collecter les réponses d'enquêtes en tout anonymat.

Le meilleur moyen d'envoyer l'enquête à différents groupes de personnes à différents moments est de créer différentes périodes de réponses pour une même enquête. Vous pouvez ensuite comparer les résultats des différentes périodes de réponses lorsque vous analysez les résultats.

Exemples

  • Créez une évaluation de cours de premier cycle avec des périodes de réponse en automne et au printemps. Les étudiants qui y répondent et le délai de collecte des données sont différents, mais les questions restent les mêmes. Les résultats des étudiants inscrits à différentes époques peuvent être analysés en fonction de différents critères comme les cours ou le département dans lequel ils sont affiliés.

    Lorsqu'un étudiant est inscrit à plus d'un cours concerné par le déploiement d'une enquête, il recevra une notification pour CHAQUE cours et devra répondre à chaque enquête individuellement. Chaque réponse sera associée au cours auquel elle se réfère.

  • Créez une enquête de second cycle pour tous les anciens élèves et distribuez-la par courrier électronique. Créez des périodes de réponse pour chaque année d'étude en utilisant différentes listes de courrier électronique. Les résultats peuvent être analysés en fonction de la promotion et de la question.

Comment créer des périodes de réponse ?

  1. Accédez au menu contextuel d'une enquête.
  2. Sélectionnez Période de réponse.
  3. Sur la page Périodes de réponse, cliquez sur Créer une période de réponse.
  4. Saisissez les informations dans l'onglet Synthèse détaillée.
  5. Par défaut, les réponses d'une enquête sont anonymes. Lorsque la case Accepter les réponses anonymes est cochée, les réponses de tous les destinataires sont anonymes. Pour changer ce paramètre par défaut, décochez la case Accepter les réponses anonymes.

    Si vous souhaitez utiliser les données démographiques pour comparer les réponses des enquêtes dans les rapports, vous ne pouvez pas sélectionner Accepter les réponses anonymes. Décochez la case Accepter les réponses anonymes.

  6. Cliquez sur Enregistrer et continuer pour passer aux sections Sélectionner les destinataires, Avertir et Planification. Vous trouverez ci-dessous des informations sur chacune des sections.
  7. Cliquez sur Enregistrer et quitter lorsque vous avez terminé de paramétrer la période de réponse.

Vous pouvez revenir par la suite à la période de réponse par le biais de la page Périodes de réponse, en accédant au menu contextuel d'une période de réponse existante et en sélectionnant Modifier la période de réponse.

Comment sélectionner des destinataires ?

Dans la section Sélectionner des destinataires, sélectionnez les destinataires de votre enquête par emplacement, fonction ou en téléchargeant les adresses électroniques. Les périodes de réponse ne peuvent concerner qu'un ensemble de destinataires en fonction de leur inscription, de leur fonction ou de leur adresse électronique. Par exemple, vous ne pouvez pas combiner une liste d'adresses électroniques avec un ensemble d'étudiants inscrits à un cours dans une même période de réponse. En revanche, vous pouvez utiliser la même enquête et créer deux périodes de réponses, une pour les adresses électroniques et l'autre pour les utilisateurs inscrits.

Par emplacements

Les emplacements font référence à des inscriptions à un cours ou à une association. Vous pouvez envoyer une enquête à tous les utilisateurs inscrits dans un cours, une association ou dans les deux. Vous pouvez réduire le nombre de destinataires en incluant des fonctions de cours spécifiques, des cours au sein d'une session, des cours d'un département ou d'une unité stratégique si votre établissement dispose d'une licence Community Engagement.

Utiliser cette option permet de publier les résultats de l'enquête pour que les professeurs y aient accès depuis l'onglet Planification.

Cet exemple montre comment envoyer une évaluation de cours à des étudiants inscrits dans les cours du département de biologie pour la période Printemps 2012. On part du principe que les emplacements ont déjà été créés dans l'établissement et pour les périodes ajoutées.

  1. Dans la section Choisir des emplacements, sélectionnez Envoyer à l'emplacement.
  2. Cliquez sur Rechercher un emplacement puis recherchez le département de Biologie.
  3. Cliquez sur Rechercher des termes et sélectionnez Printemps 2012.
  4. Sélectionnez Étudiant sous Fonctions au sein du cours.
  5. Cliquez sur Calculer ou sur l'icône d'actualisation pour voir le nombre approximatif de destinataires.
  6. Cliquez sur Enregistrer et quitter.

Par utilisateurs

Vous pouvez envoyer des enquêtes à tous les utilisateurs selon leur fonction dans l'établissement. Si votre établissement détient une licence Community Engagement et a créé des emplacements, vous pouvez restreindre le pool de destinataires en incluant uniquement certaines fonctions de l'établissement, certains fonctions au sein d'un service ou d'une unité stratégique.

La sélection des destinataires grâce à cette méthode limite l'accès aux rapports aux auteurs et administrateurs d'enquêtes uniquement. Si vous souhaitez publier les résultats d'une enquête pour les professeurs, sélectionnez les destinataires à l'aide de l'option Emplacements. Par ailleurs, il est toujours possible d'enregistrer et de distribuer manuellement les rapports.

Cet exemple vous montre comment envoyer une enquête de satisfaction employé au corps enseignant et autre personnel de la faculté d'Arts plastiques.

  1. Dans la section Choisir des utilisateurs, sélectionnez Envoyer à utilisateurs par emplacement.
  2. Cliquez sur Rechercher un emplacement puis recherchez la faculté d'Arts plastiques.
  3. Sélectionnez Corps enseignant et Personnel dans les Fonctions disponibles et cliquez sur la flèche pour les déplacer vers les Fonctions sélectionnées.
  4. Cliquez sur Calculer ou sur l'icône d'actualisation pour voir le nombre approximatif de destinataires.
  5. Cliquez sur Enregistrer et quitter.

En téléchargeant des adresses électroniques

Les adresses électroniques sont téléchargées sur le système dans un fichier texte. Si votre établissement utilise l'option Content Management sous licence, vous pouvez télécharger le fichier à partir de votre ordinateur ou depuis Content Collection. Toutes les adresses électroniques doivent être sur des lignes séparées dans le fichier texte.

Comment informer les destinataires de la mise à disposition d'une enquête ?

Dans la section Avertir, vous pouvez sélectionner comment avertir les destinataires et modifier le message qu'ils reçoivent. Les destinataires sont prévenus de la mise à disposition d'une enquête par les alertes de cours, les alertes Mon Blackboard ou par courrier électronique. Les méthodes à votre disposition dépendent du type de destinataires que vous avez sélectionné. Par exemple, les destinataires sélectionnés à partir d'une liste d'adresses électroniques téléchargée ne reçoivent pas les alertes de cours ni les alertes Mon Blackboard.

  • Les Notifications de cours apparaissent pour les utilisateurs sélectionnés en haut de chaque page de leur cours, si celui-ci a été choisi comme Emplacement pour envoyer l'enquête. Les notifications de cours n'apparaissent que pour les utilisateurs inscrits dans le cours et ayant été sélectionnés pour recevoir l'enquête grâce à leur inscription et leur fonction dans le cours.

    Les notifications de cours ne sont pas disponibles pour les enquêtes envoyées aux utilisateurs par rapport à leur fonction au sein de l'établissement ou à leur présence dans une liste d'adresses électroniques téléchargée.

  • Mon Blackboard est un emplacement centralisé où les utilisateurs reçoivent des alertes, des annonces et autres informations sur leur participation. Ils sont notifiés de la mise à disposition d'une enquête dans Mon Blackboard lorsqu'ils ont une fonction dans le système.

    Les notifications Mon Blackboard ne sont pas disponibles pour les destinataires qui ont été sélectionnés dans une liste d'adresses électroniques téléchargée.

  • Les Notifications par courrier électronique sont disponibles pour tous les types de destinataires d'enquête. Le courrier électronique peut être sélectionné comme méthode complémentaire de notification lorsque la notification dans le cours ou Mon Blackboard est disponible. C'est la seule méthode de notification pour les adresses électroniques téléchargées.

    Lorsque vous sélectionnez la notification par courrier électronique, vous devez saisir une adresse électronique valide dans le champ De. Tout courrier électronique qui ne peut pas être remis est renvoyé à cette adresse. Si vous envoyez une enquête à une longue liste de courriers électroniques, pensez à vous créer un compte de courrier électronique spécial fin de recevoir de gros volumes de courrier électronique.

    Vous pouvez inclure les adresses électroniques dans le champ Cc ainsi que la vôtre. Cette option est facultative.

Comment modifier les notifications d'une enquête

Utilisez l'éditeur de texte pour personnaliser les messages de notification et de soumission que reçoivent les destinataires pour générer des réponses adéquates. Vous avez la possibilité d'ajouter des images, des liens ou des fichiers multimédias aux messages de notification. L'éditeur de texte comprend des variables pour remplir automatiquement le texte, comme le nom de l'enquête, le nom de l'établissement et la date de fin de l'enquête.

Les messages de notification sont composés d'une ligne d'objet et d'un corps de message. Les deux champs sont obligatoires et modifiables. Dans les deux cas vous pouvez utiliser des variables. Pour modifier un message de notification, suivez les étapes suivantes.

  1. Sur la page Modifier la période de réponse, accédez à la section Avertir.
  2. Sous Méthode de notification, cliquez sur Modifier pour ouvrir l'éditeur de texte, puis saisissez un objet.
  3. Cliquez sur l'icône  Insérer une variable  puis sélectionnez la variable à insérer dans le message. La variable renseigne dynamiquement la notification ou le message pour l'utilisateur choisi. Par exemple : si vous sélectionnez la variable Nom de cours, le nom du cours associé est indiqué dans la notification ou le message.
  4. Entrez un message.
  5. Cliquez sur l'icône Insérer une variable puis sélectionnez la variable à insérer dans le message.
  6. Modifiez le lien de texte vers l'enquête.
  7. Cliquez sur Aperçu pour visualiser comment les destinataires voient le message.

Comment modifier les réponses système automatisées

Les messages de réponse système automatisée sont envoyés aux destinataires de l'enquête après qu'ils ont réagi. Les réponses ne comportent qu'un corps de message. Lorsqu'ils soumettent l'enquête, les destinataires reçoivent un Message de soumission. Si un destinataire tente de soumettre une enquête plus d'une fois, il reçoit un Message de soumission multiple. Si un destinataire tente de répondre à une enquête après l'expiration de la période de réponse, il reçoit un Message d'indisponibilité.

  1. Sur la page Modifier la période de réponse, accédez à la section Avertir.
  2. Sous Réponses système automatisées, cliquez sur Modifier pour ouvrir l'éditeur de texte pour un message.
  3. Entrez un objet.
  4. Cliquez sur l'icône Insérer une variable puis sélectionnez la variable à insérer dans le message.
  5. Modifiez le message de soumission.
  6. Cliquez sur l'icône Insérer une variable puis sélectionnez la variable à insérer dans le message.
  7. Cliquez sur Aperçu pour visualiser comment les destinataires voient le message.

Comment programmer la remise d'une enquête et définir des rappels ?

Dans la section Planification, vous pouvez envoyer et clôturer immédiatement une enquête ou planifier la remise ou la clôture à une autre date et heure.

  1. Sur la page Modifier la période de réponse, accédez à la section Planification.
  2. Faites vos sélections de date et heure pour l'envoi et la clôture de l'enquête.
  3. Cliquez sur Ajouter un rappel pour envoyer des rappels par courrier électronique aux destinataires qui n'ont pas répondu à l'enquête.
  4. Sélectionnez l'intervalle ou choisissez une date spécifique pour l'envoi du premier rappel.
  5. Renouvelez le rappel à différents intervalles, en fonction de la date du premier.
  6. Entrez un objet.
  7. Entrez un message.
  8. Modifiez le Texte du lien de l'enquête.
  9. Cliquez sur Enregistrer.