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Blackboard Help

Utiliser un workflow

La page Workflows contient tous les workflows auxquels est associé un utilisateur particulier, qu'il soit initiateur ou participant. Sur cette page, les utilisateurs peuvent gérer leurs inscriptions aux workflows, modifier, démarrer ou arrêter des workflows qu'ils ont créés, afficher des détails relatifs aux workflows et ajouter des commentaires.

si un utilisateur participe à un workflow qui a été planifié sans l'avoir déjà atteint, il ne pourra pas accéder aux détails du workflow.

Utilisation des dossiers Web ou des emplacements partagés pour le versionnage avec des workflows

Si un utilisateur est le destinataire d'un workflow, l'utilisation de dossiers Web pour le versionnage dépend des autorisations appropriées de l'utilisateur. Si le workflow est sur un dossier, l'utilisateur a les droits d'accès au dossier et il peut utiliser les dossiers Web. Si le workflow est dans un fichier, l'utilisateur ne disposera pas de droits d'accès au dossier dans lequel réside le fichier et les dossiers Web seront inutilisables.

Sur Mac, un dossier Web s'appelle un emplacement partagé.

Comment afficher les workflows ?

Cliquez sur Progression de mes workflows ou sur le lien Workflows de la page de démarrage Collaboration.

La page Workflows comporte les fonctions suivantes :

Fonctions de la page Workflows
Fonction Description
Supprimer Les utilisateurs peuvent supprimer des instances de workflow qu'ils ont créés.
S'inscrire Cliquez pour s'inscrire aux workflows sélectionnés. La page Notifications de workflow s'affiche.
Afficher Workflows

Choisissez l'une des options d'affichage suivantes, puis cliquez sur OK :

  • Tout : affiche tous les workflows auxquels l'utilisateur est associé.
  • Messages envoyés : affiche les workflows initiés par l'utilisateur.
  • Reçus : affiche les workflows auxquels l'utilisateur participe, mais qui ont été créés par d'autres utilisateurs.
  • Planifiés : affiche les workflows qu'un utilisateur n'a pas encore démarré ou les workflows auxquels un utilisateur participe et qui ont commencé mais qui n'ont pas encore atteint la phase ainsi que les actions qui lui ont été confiées.
  • En cours : affiche les workflows en cours.
  • Effectués : affiche les workflows terminés.
Nom Affiche le nom du workflow.
Icône d'état Cette icône indique l'une des situations suivantes : Une phase de workflow a expiré. Inscription à toutes les notifications de ce workflow. Inscription à toutes les notifications de ce workflow.
Progression Indique la progression du workflow.
Délai de la phase actuelle Affiche le délai de la phase actuelle d'un workflow particulier.
Date de début Indique la date de début d'un workflow particulier.
Date de fin Indique la date de fin d'un workflow particulier.
Type Affiche le type de workflow : Envoyé ou Reçu.
État Affiche le bouton Démarrer/Arrêter. Les utilisateurs peuvent cliquer sur Démarrer pour lancer une instance de workflow qu'ils ont créée et sur Arrêter pour l'interrompre. Les instances de workflow qui ont été interrompues peuvent être redémarrées en cliquant sur Démarrer.
Modifier Sélectionnez Modifier dans le menu contextuel pour afficher la page Conception du workflow pour ce workflow spécifique.
Modifier la mise en page Choisissez le nombre de workflows à afficher sur cette page : 25, 50, 100, 200 ou TOUS, puis cliquez sur OK.

Affichage des détails de conception d'un modèle

La page Conception d'un modèle fournit un affichage pratique des détails d'une instance de workflow particulier. Chaque phase de ce workflow est répertoriée sur cette page dans une vue réduite ; cette vue peut être développée pour afficher des informations détaillées sur les actions composant la phase. Les participants au workflow peuvent modifier des actions dans la phase et ajouter des commentaires.

Les propriétaires de workflow disposent de deux options de remplacement : ils peuvent remplacer une action à terminer ou la supprimer. Par exemple : Une action a été affecté à Jean dans la phase 1, mais il est malade. Il ne peut donc pas terminer l'action. Le propriétaire du workflow peut utiliser la fonction Approuver une action pour déplacer le workflow vers la prochaine phase.

Accéder à la page Conception d'un modèle

  • Sélectionnez Ouvrir dans le menu contextuel du workflow souhaité sur la page Workflows :
  • Sélectionnez Ouvrir dans le menu contextuel de l'action souhaitée sur la page Actions :

La page Conception d'un modèle comporte les fonctions suivantes :

Fonctions de la page Conception d'un modèle
Fonction Description
Agrandissement/réduction de la phase Cliquez sur l'icône plus/moins pour agrandir ou réduire les détails de cette phase.
Éléments de contenu Chaque élément de contenu associé à une phase est accessible en cliquant sur le lien.
Options de remplacement  
Approuver une action Ce bouton permet d'approuver cette action et de déplacer le workflow vers la prochaine phase.
Échec de l'action Ce bouton permet de déclarer l'échec de cette action.
Historique de l'état  
Modifier l'action Cliquez sur ce bouton pour afficher la page Mettre une action à jour.
Commentaires Ce bouton permet d'ajouter des commentaires à cette action.
Développer tout Ce bouton permet d'afficher le texte de chaque commentaire dans le champ ci-dessous.
Réduire tout Ce bouton permet de réduire le texte de chaque commentaire dans le champ ci-dessous.

Éléments de la liste des tâches à accomplir

La page Actions organise et affiche toutes les actions associées à un utilisateur particulier.

dès qu'une action est terminée, elle est automatiquement supprimée de la page Actions par le système. L'utilisateur peut toujours accéder à ce workflow (et à l'action) sur la page Mes workflows.

Comment accéder à la liste des tâches à accomplir ?

Cliquez sur Liste des tâches à accomplir dans le menu Collaboration.

OU

Cliquez sur Liste des tâches à accomplir dans la page de démarrage Collaboration.

La page Actions comporte les fonctions suivantes :

Tâches de la page Actions
Fonction Description
Actions à afficher Choisissez l'une des options d'affichage suivantes, puis cliquez sur OK :

Types :

  • Tous les workflows : affiche tous les workflows auxquels l'utilisateur est associé.
  • Workflows en cours : affiche les actions des workflows en cours.
  • Workflows planifiés : affiche les actions des futurs workflows.

État :

  • Pas commencé : affiche les actions qu'un utilisateur n'a pas commencé.
  • En cours : affiche les actions en cours.
  • Effectués : affiche les actions terminées.
Icône d'état Les icônes affichées dans cette colonne indiquent qu'un délai d'action a expiré ou qu'une action est requise.
Nom de l'action Affiche le nom de l'action.
État de l'action Indique l'état de l'action.
Délai de l'action Indique le délai de l'action.
Nom du workflow Affiche le nom du workflow associé à cette action.
Mettre à jour Cliquez sur Mettre à jour pour afficher la page Mettre une action à jour.
Détails Cliquez pour afficher les détails du workflow.

Mise à jour des actions

La page Mettre une action à jour répertorie tous les détails et les éléments de contenu associés à une action de workflow particulière. Vous pouvez modifier l'état de l'action et ajouter des commentaires.

Le propriétaire du workflow peut remplacer une action à terminer ou l'ignorer complètement. Par exemple : Une action est affectée à Joe dans la Phase 1, mais il se trouve qu'il est malade. Le propriétaire peut utiliser la fonction Fin de remplacement pour faire passer le workflow à la prochaine étape. Elle est accessible au propriétaire sur la page Conception d'un modèle.

tout utilisateur concerné par le workflow peut ajouter des commentaires à des actions, alors que seuls les utilisateurs affectés à une action peuvent modifier l'état de cette action particulière. Par exemple : si une action est confiée à un utilisateur dans la phase 1, celui-ci peut accéder au workflow pendant la phase 2 et ajouter des commentaires aux actions dans la phase 2.

Comment mettre les actions à jour ?

Pour accéder à la page Action de workflow, procédez comme suit :

  • Cliquez sur Modifier pour l'action souhaitée sur la page Liste des tâches à accomplir.
  • Cliquez sur Modifier l'action pour l'action souhaitée sur la page Conception d'un modèle.

La page Mettre une action à jour comporte les fonctions suivantes :

Mettre à jours les tâches de la page Actions
Fonction Description
Instructions Affiche les instructions de cette action. Lecture seule.
Délai Affiche le délai de cette action. Lecture seule.
Obligatoire Affiche l'état Obligatoire/Non obligatoire de l'action. Lecture seule.
Éléments de contenu Affiche les liens vers les éléments de contenu associés à cette action.
État Choisissez parmi les options suivantes pour modifier l'état de cette action :
  • En cours
  • Approuvé
  • Non approuvé
Objet Entrez un objet dans le champ fourni.
Commentaire Saisissez un commentaire lié à la modification de l'état.
Historique de l'état Affiche l'état de l'historique de cette action. Utilisez les boutons Développer tout et Réduire tout pour développer ou réduire les données de l'historique.

Notifications de workflow

La page Notifications de workflow permet aux utilisateurs de gérer des notifications à partir d'un workflow particulier.

La page Notifications de workflow est accessible en sélectionnant un workflow dans la page Mes workflows et en cliquant sur S'inscrire. Les utilisateurs peuvent modifier les paramètres de notification pour un ou plusieurs workflows en même temps.

Comment définir les préférences de notification ?

  1. Sélectionnez l'une des options suivantes :
    • Je dois terminer une action : l'utilisateur reçoit des notifications relatives à l'état des phases du workflow dans lequel l'utilisateur a des actions à terminer, non à l'état général du workflow.
    • Un événement survient : l'utilisateur reçoit toutes les notifications provenant d'un workflow, y compris l'état des actions et des phases.
    • Un workflow est terminé ou a échoué : l'utilisateur reçoit uniquement des notifications lorsqu'un workflow est terminé ou a échoué.
    • Jamais : l'utilisateur ne reçoit aucune notification de workflow.
  2. Cliquez sur Soumettre.

Comment arrêter des notifications de workflow ?

Les utilisateurs de Content Management peuvent également arrêter toutes les notifications de workflow à l'aide des paramètres personnels du menu Outils.

  1. Sous Outils, cliquez sur Paramètres personnels.
  2. Cochez la case Arrêter les notifications de workflow.
  3. Cliquez sur Soumettre.

Envoi d'éléments par courrier électronique

Les utilisateurs peuvent envoyer des fichiers et des dossiers par courrier électronique à des utilisateurs spécifiques, un groupe d'utilisateurs ou à toute personne possédant une adresse électronique valide à partir de l'onglet de contenu.

Comment envoyer un courrier électronique ?

  1. Sélectionnez un fichier ou un dossier dans l'onglet de contenu en cochant les cases appropriées.
  2. Cliquez sur Envoyer les éléments par courrier électronique.
  3. Cliquez sur À.
  4. Choisissez la personne à laquelle envoyer le courrier électronique :
    • Cliquez sur Sélectionner des utilisateurs spécifiques pour rechercher un nom d'utilisateur. Cliquez sur Soumettre.
    • Pointez vers Sélectionner un groupe d'utilisateurs pour choisir un groupe. Cliquez sur Cours, Groupe de cours, Association ou Groupe d'associations. Sélectionnez un groupe en cochant les cases appropriées. Cliquez sur Soumettre.
    • Cliquez sur Ajouter une adresse électronique pour saisir une adresse électronique. Cliquez sur Soumettre.
  5. Vous pouvez également cliquer sur Cc et Cci et choisir la personne à qui vous souhaitez envoyer des copies du courrier électronique
  6. Entrez un objet dans le champ Objet.
  7. Saisissez le message dans le champ Message.
  8. Cliquez sur Soumettre.