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Blackboard Help

Créer des modèles de workflow

Modèles de workflow

Tout utilisateur de Content Management peut créer un modèle de workflow qui sera utilisé plusieurs fois (instances). Un modèle de workflow est semblable à un modèle d'application traitement de texte, dans lequel une instance se définit par l'envoi d'une copie du modèle aux utilisateurs en vue de son achèvement. Il existe un modèle pour chaque workflow, mais il peut exister plusieurs instances.

Les modèles de workflow se situent sur la page Créer un modèle de workflow : Mes modèles. Cette page est accessible de deux façons :

  • En cliquant sur le lien Créer un modèle de workflow du menu Outils.
  • En cliquant sur le lien Concevoir un modèle de workflow de la page de démarrage Collaboration.

La page Créer un modèle de workflow : Mes modèles inclut les fonctions suivantes :

Fonctions
Fonction Description
Créer un modèle Ce bouton permet d'accéder à la page Création d'un modèle de workflow et de créer un modèle.
Supprimer Ce bouton permet de supprimer les workflows sélectionnés.
Copier Ce bouton permet de copier les workflows sélectionnés.
Afficher les modèles Choisissez l'une des options suivantes, puis cliquez sur OK :
  • Tous les modèles
  • Mes modèles
  • Modèles partagés
Nom/Concepteur Recherchez des modèles de workflow spécifiques en fonction du nom ou du propriétaire. Utilisez la liste déroulante et la zone de texte pour affiner la recherche et cliquez sur OK pour lancer la recherche.
Nom Nom du modèle.
Concepteur Utilisateur qui a créé le modèle.
Démarrer Cliquez sur le bouton Démarrer pour démarrer le workflow.

Comment créer un modèle de workflow ?

un modèle n'est pas terminé et ne peut pas commencer tant qu'il contient au moins une action.

  1. Cliquez sur Collaboration dans l'onglet Menu.
  2. Cliquez sur Concevoir un modèle de workflow.
  3. Cliquez sur Créer un modèle.
  4. Entrez un nom désignant le modèle dans le champ Nom.
  5. Entrez la description du modèle dans le champ Instructions. Il s'agit d'instructions pour l'utilisation du workflow. Par exemple, s'il s'agit d'un workflow partagé, cette section peut être utilisée pour expliquer comment les autres utilisateurs doivent utiliser ce workflow. (cette étape est facultative).
  6. Définissez les termes de l'État de l'action à utiliser dans ce modèle : En cours, Approuvé et Non approuvé.
  7. Cliquez sur le bouton Parcourir pour associer des éléments de contenu à ce modèle.
  8. Ajoutez des autorisations pour l'élément.
  9. Cliquez sur Soumettre lorsque vous avez terminé.
  10. Sélectionnez Créer dans le menu contextuel du workflow récemment créé.
  11. Cliquez sur Créer une phase.
  12. Entrez un nom pour la phase.
  13. Entrez sa description.
  14. Cliquez sur Aucune action ou sur Atteindre la phase et sélectionnez un numéro de phase afin de déterminer la phase à répéter en cas de blocage.
  15. Cliquez sur le bouton Parcourir pour associer des éléments de contenu à cette phase.
  16. Ajoutez des autorisations pour l'élément.
  17. Cliquez sur Ajouter un autre fichier pour ajouter un autre élément de contenu à cette phase.
  18. Cliquez sur Soumettre et ajouter une action pour ajouter une action à cette phase ou sur Soumettre et terminer pour revenir à la page Conception d'un modèle.

Comment modifier un modèle de workflow ?

Une fois un modèle de workflow créé, il peut être modifié par son propriétaire. Ces modifications affectent le modèle d'origine et toutes les instances partagées de ce modèle de workflow. Les instances existantes du workflow ne sont pas affectées par ces modifications.

Les modèles de workflow en cours peuvent être modifiés mais uniquement après leur interruption. Une fois interrompus, le propriétaire peut modifier les phases qui n'ont pas encore commencé, ainsi que toutes les actions associées.

  1. Cliquez sur Concevoir des modèles de workflows.
  2. Sélectionnez Modifier, Créer ou Partager dans le menu contextuel du modèle souhaité.
Options
Option Description
Modifier Cliquez sur ce lien pour accéder à la page Modifier. Le nom, la description et les noms d'états d'un modèle peuvent être modifiés à cet emplacement.
Créer Cliquez sur ce lien pour accéder à la page Conception d'un modèle. Vous pouvez ajouter ou supprimer des phases et des actions.
Partagez Cliquez sur ce lien pour accéder à la page Partage d'un modèle de workflow. Les paramètres de partage du modèle sont définis à cet emplacement.

Comment copier un modèle de workflow ?

Les utilisateurs de Content Management peuvent copier un modèle de workflow qu'ils ont créé ou qu'ils partagent. Il s'agit d'une autre méthode pour démarrer rapidement un workflow. Une fois le modèle de workflow copié, l'utilisateur peut le modifier à son gré.

Si un utilisateur copie un modèle de workflow partagé, il en devient le propriétaire. Il peut donc le modifier et le réutiliser, même si l'original a été supprimé du système ou s'il n'est pas partagé avec lui.

  1. Accédez à la page Créer un modèle de workflow : Mes modèles.
  2. Sélectionnez le modèle de workflow à copier.
  3. Cliquez sur Copier. La copie du modèle de workflow apparaît dans la liste.

Phases

Les workflows sont composés de phases qui contiennent une ou plusieurs actions. Ces phases fournissent une structure aux workflows complexes en regroupant les actions de façon logique. Elles peuvent être ajoutées uniquement par des propriétaires de workflows.

Comment ajouter des phases ?

Ce paramètre fonctionne de la manière suivante :

  1. Sur la page Créer un modèle de workflow : Mes modèles, sélectionnez Créer dans le menu contextuel du workflow.
  2. Cliquez sur Créer une phase.
  3. Entrez un Nom.
  4. Entrez une description de la phase dans le champ Description.
  5. Cliquez sur Aucune action ou sur Atteindre la phase et sélectionnez un numéro de phase afin de déterminer la phase à répéter en cas de blocage.
    • Aucune action est la valeur par défaut ; la phase continue. Le workflow ne peut continuer avec cette phase, car cette action a échoué, mais d'autres actions de la phase peuvent être exécutées.
    • Atteindre la phase oblige le workflow à revenir sur une phase spécifiée, si cette phase échoue. Si tel est le cas, tous les états envoyés depuis ce point sont rétablis à Pas commencé. Toutes les informations relatives aux commentaires et à l'historique restent intactes.
  6. Cliquez sur le bouton Parcourir pour associer des éléments de contenu à cette phase. Répétez cette étape pour ajouter un autre élément de contenu à cette phase.
  7. Ajoutez des autorisations à l'élément.
  8. Cliquez sur Soumettre et ajouter une action pour ajouter une action à cette phase ou sur Soumettre et terminer pour revenir à la page Conception d'un modèle.

Actions

Les actions sont des tâches individuelles qui constituent le workflow. Elles sont situées dans les phases de workflow. Elles permettent d'affecter des tâches aux utilisateurs, et peuvent être attribuées à un utilisateur ou à un groupe. Les créateurs de workflows peuvent ajouter des actions au modèle de workflow lors de sa conception ou de son exécution, dès lors que l'action est ajoutée à une phase n'ayant pas encore commencé.

un modèle n'est pas terminé et ne peut pas commencer tant qu'il contient au moins une action.

Comment accéder à la page Ajouter une action ?

La page Ajouter une action est accessible de la façon suivante :

  • Après avoir ajouté une phase pendant le processus de création du workflow, cliquez sur Soumettre et ajouter une action.
  • Sélectionnez Créer dans le menu contextuel du workflow souhaité sur la page Créer un modèle de workflow : Mes modèles. Cliquez sur Créer une action pour la phase souhaitée.

Comment ajouter une action ?

lorsque les documents sont liés à un workflow au niveau du workflow ou de la phase, ils apparaissent au niveau de l'action sur la page de démarrage du workflow lors de son démarrage.

  1. Entrez un nom dans le champ Nom.
  2. Entrez une description de cette action dans le champ Description.
  3. Déterminez si cette action est obligatoire en cliquant sur l'option Oui ou Non.
  4. Spécifiez un délai en cliquant sur l'option Spécifier la date et utilisez les champs de date et heure pour choisir une date et une heure précises pour ce délai. Si aucun délai n'est requis, cliquez sur l'option Aucun.
  5. Cliquez sur Parcourir pour attribuer cette action à une personne.
  6. Cliquez sur Parcourir pour sélectionner un cours à associer à cette action.
  7. Affecter cette action à des membres spécifiques de ce cours :
    • Cliquez sur l'option Tous les membres du cours pour affecter l'action à tous les membres du cours.
    • Cliquez sur l'option Fonctions sélectionnées et sélectionnez les fonctions parmi les choix suivants : étudiant, visiteur, assistant, professeur, concepteur de cours et évaluateur.
  8. Déterminez le mode d'approbation de l'action par l'un des bénéficiaires ou tous les bénéficiaires :
    • Cliquez sur l'option Tous les bénéficiaires peuvent approuver ou
    • Cliquez sur l'option Tous les bénéficiaires doivent approuver.
  9. Cliquez sur le bouton Parcourir pour associer des éléments de contenu à cette action.
  10. Cliquez sur Soumettre pour terminer l'action et revenir à la page Conception d'un modèle.

Autorisations

Les autorisations attribuées à des éléments de workflow sont accordées aux utilisateurs qui participent aux actions au début d'une phase et elles sont supprimées à la fin d'une phase ou en cas d'interruption du workflow. Ces autorisations de workflow apparaissent également sur la page des autorisations de l'élément. Les autorisations peuvent être sélectionnées quand un élément est ajouté au modèle. Elles peuvent être également modifiées dans l'instance.

Les autorisations fonctionnent dans les workflows comme suit :

  • Les autorisations attribuées à des éléments sont accordées quand le workflow entre dans la phase dans laquelle l'action existe
  • Les autorisations attribuées à des éléments sont supprimées quand le workflow quitte la phase dans laquelle l'action existe
  • Les autorisations attribuées aux éléments sont supprimées quand un workflow est interrompu
  • Les autorisations attribuées aux éléments sont accordées quand un workflow redémarre (après avoir été interrompu).

si aucune autorisation n'est ajoutée à un élément, un avertissement s'affiche lorsque le workflow est soumis pour indiquer qu'aucune autorisation n'existe pour l'élément et demander à l'utilisateur s'il souhaite continuer.

  1. Sur la page Ajouter un modèle de workflow, cliquez sur Parcourir pour ajouter un élément au modèle.
  2. Sélectionnez au moins l'une des autorisations suivantes en cochant la case correspondante.
  3. Autorisations
    Autorisation Description
    Lire Permet à un utilisateur de lire ou d'afficher cet élément.
    Écrire Permet à un utilisateur de modifier cet élément.
    Supprimer Permet à un utilisateur de supprimer cet élément du workflow.
    Gérer Permet à un utilisateur de gérer les autorisations relatives à l'élément.
  4. Cliquez sur Soumettre lorsque vous avez terminé.

Les autorisations pour les éléments associés à des workflows peuvent être étendues afin de terminer le workflow. Les extensions restent en vigueur une fois la phase et le workflow terminés.

Comment étendre l'autorisation d'un élément de workflow ?

  1. Cliquez sur Étendre les autorisations pour une phase au sein d'un workflow.
  2. Cliquez sur Parcourir pour sélectionner les noms des utilisateurs qui ont besoin d'une autorisation étendue pour accéder à un élément.
  3. Cliquez sur Parcourir pour lier un élément depuis Content Collection.
  4. Ajoutez des autorisations à l'élément.
  5. Cliquez sur Soumettre.